نصائح مفيدة

أرشفة البريد

Pin
Send
Share
Send
Send


إذا نفدت المساحة على بريد Lotus Notes الإلكتروني ، ولم تكن مستعدًا لحذف البريد الزائد ، ففكر في أرشفة رسائل البريد الإلكتروني. أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تعني أنك تقوم بنسخ الرسائل إلى موقع آخر على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. في هذه المقالة ، سوف تتعلم كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Lotus Notes لتوفير مساحة على حسابك عن طريق تخزين بيانات البريد. كما أنه يساعد الكمبيوتر والبرامج الخاصة بك تعمل على أداء أعلى.

تكوين الأرشفة

بمرور الوقت ، تتراكم الكثير من الرسائل القديمة في قاعدة بيانات البريد. يمكنك تكوين أرشفة صندوق البريد الخاص بك عن طريق تحديد المعلمات الفردية. للقيام بذلك ، حدد "إجراءات - أرشيف - خيارات ..." في القائمة. في علامة التبويب "Basic" ، حدد من الذي سيدير ​​الأرشيف وأين سيتم تخزين الأرشيف:

في علامة التبويب "الشروط" ، قم بتمكين الشروط الافتراضية ، أو قم بإنشاء شروط فردية لأرشفة البريد:

في علامة التبويب "الجدول" ، يمكنك تحديد الجدول الزمني لأرشفة بريدك:

نصيحة مفيدة: بعد تهيئة الأرشفة ، يمكنك البدء في الأرشفة يدويًا - استخدم عنصر القائمة "إجراءات - أرشيف - أرشيف الآن". يمكنك أيضًا أرشفة العديد من المستندات المحددة - حدد في القائمة "إجراءات - أرشفة - أرشفة المستندات المحددة".

لفتح أرشيف الرسائل ، استخدم العنصر "خدمة - أرشيف" في لوحة التجول لقاعدة بيانات البريد.

إنشاء أرشيف بريد في Lotus Notes

في العمل ، كقاعدة عامة ، ضع دائمًا قيودًا على حجم صندوق البريد. في مرحلة ما ، تبدأ في تلقي رسائل تحذر من تجاوز الحد الأقصى الوشيك وإذا لم تتخذ أي إجراء ، فسيتم ملء الصندوق قريبًا وسيصبح من المستحيل التعامل مع البريد. إذا كنت الإدارة العليا ، فمن المرجح أنك ستزيد ببساطة من حجم صندوق البريد ، إن لم تكن كذلك ، فستحتاج إلى "تنظيف" صندوق البريد - حذف الرسائل القديمة أو غير الضرورية. في مرحلة ما ، سوف تنفد الحروف "القديمة" و "غير الضرورية" ولن يكون هناك شيء تحذفه. هناك خياران: إما أن تطلب استمرار زيادة حجم صندوق البريد أو أرشفة بريدك. أثناء عملية الأرشفة ، سيتم نقل رسائلك من خادم البريد إلى المكان (القرص المحلي (C: D :) ، محرك الأقراص المحمول ، مجلد الشبكة ، وما إلى ذلك) التي تحددها في إعدادات الأرشفة. وسوف ينخفض ​​حجم قاعدة بيانات البريد الخاص بك عن طريق حجم رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بنقلها. يمكن لـ Lotus Notes إجراء الأرشفة التلقائية وفقًا لمعايير مختلفة ، لكننا سنستمر في الحديث عن أبسط نسخة من الأرشفة - يدويًا. أي أنك ستختار الحروف التي تريد أرشفتها.

الآن التعليمات الفعلية مع بعض التعليقات. نحتاج أولاً إلى إنشاء ملف لأرشيفنا في المستقبل - المكان الذي سيتم أرشفة رسائلنا فيه. للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة الإجراءات -> الأرشيف -> خيارات ... في النافذة التي تفتح ، انقر فوق الزر خلق.

في النافذة التالية (انظر الشكل 2) ، نحتاج إلى ملء حقلين. في الجزء العلوي الأول نكتب اسم أرشيفنا (كيف سيتم عرضه في العميل ملاحظات لوتس) ، في الثانية - اسم الملف الذي سيتم تخزين الرسائل المؤرشفة فيه ، مما يشير إلى المسار الكامل.

في الشكل 2 نرى أن الأرشيف يسمى "أرشيفنا"، وملف الأرشيف هو my_archive.nsf وسوف يكون موجودا في جذر القرص D. لا تحتاج إلى تغيير المعلمات - انقر فوق الزر OK. في النافذة الجديدة التي تفتح (الشكل 3) ، انقر فوق الزر YESوفي النافذة الموضحة في الشكل 4 ، انقر فوق الزر NO.

الإجراء الموصوف أعلاه سوف يحتاج إلى التنفيذ مرة واحدة. الآن ننتقل مباشرة إلى الأرشفة. تحتاج أولاً إلى اختيار الحروف التي نريد نقلها إلى الأرشيف. للقيام بذلك ، انقر فوق المنطقة الموجودة على يسار اسم الرسالة.

في الشكل 5 ، يوجد بالفعل العديد من "الطيور" أمام الحروف المحددة في هذه المنطقة. ما هي الرسائل التي تختارها وترجع إليك ، أريد فقط أن أذكرك بأنه يمكنك أرشفة أي رسائل ، وليس فقط الرسائل الواردة. غالبًا ما يتم نسيان رسائل البريد الإلكتروني الصادرة.

لذلك يتم اختيار الحروف. نذهب إلى عنصر القائمة الإجراءات -> الأرشيف -> أرشفة المستندات المحددة. سيتم فتح النافذة الموضحة في الشكل 6.

نحن هنا بحاجة إلى تحديد الأرشيف الذي سيتم نقل الحروف المختارة إليه. منذ الآن لدينا أرشيف واحد فقط ولا يوجد شيء للاختيار ، فقط انقر فوق الزر حسنا. يبدأ إجراء الأرشفة. في المرة الأولى سوف تستمر لفترة أطول ، حيث سيتم إنشاء ملفنا على القرص D ، حيث سيتم نقل الحروف. لذلك ، أوصي بأن تختار حرفًا واحدًا أو حرفين لا أكثر أثناء الأرشفة الأولى. كنتيجة للأرشفة الأولى ، سيتم إنشاء ملف في المكان الذي حددناه (يمكنك فتحه في المستكشف ورؤيته) وسيتم نقل الحروف (وليس نسخها ، أي نقلها) إلى الأرشيف. للوصول إلى الأرشيف ، تحتاج إلى تحديد خدمة - الأرشيف (انظر الشكل 7)

نختار أرشيفنا وتفتح علامة التبويب التي تحتوي على محتويات الأرشيف في العميل (انظر الشكل 8).

الأرشيف مشابه في الهيكل لنافذةنا الرئيسية البريد. في البداية ، يمكنك حتى أن تتشوش أين نحن الآن - في البريد أو في أرشيف البريد. ولكن لا تزال هناك اختلافات ، فهي محاطة بدائرة بلون أحمر (انظر الشكل 8). عندما تذهب إلى الأرشيف ، سترى أنه سيتم تعليم الحروف على أنها غير مقروءة. لماذا هذا هو السؤال للمطورين. لتمييز الحروف في الأرشيف كمقروءة ، تحتاج إلى تحديد عنصر قائمة أثناء وجوده في الأرشيف تحرير - علامات غير مقروءة - تعليم جميع القراءة. بشكل عام ، لا يختلف العمل مع الرسائل في الأرشيف عن العمل مع الرسائل في قاعدة بيانات البريد الرئيسية. يمكن نقل الرسائل إلى مجلدات وحذفها وإعادة توجيهها والمزيد. هناك نقطة واحدة مهمة هنا. إذا كنت سترسل رسائل أو تعيد توجيهها من الأرشيف وانقر على طلب Lotus لحفظ الرسالة نعم، ثم سيتم حفظ الرسالة في المجلد أرسلت، إنه في الأرشيف ، وليس في البريد الرئيسي. أريد أيضًا أن أشير إلى أنه إذا كنت تعمل مع Lotus من عدة أجهزة كمبيوتر ، فمن المستحسن إنشاء أرشيف على بعض موارد الشبكة التي يمكنك الوصول إليها. خلاف ذلك ، لا يمكنك فتح الأرشيف الخاص بك من أجهزة الكمبيوتر الأخرى. من المستحسن للغاية قبل إنشاء ملف للأرشيف ، أن تتشاور مع مسؤول النظام الخاص بك وتحدد المكان الأفضل لإنشاء الأرشيف الخاص بك. خلاف ذلك ، في ظل ظروف معينة ، قد تفقد ذلك. بشكل عام ، كل شيء. لا تنس الأسئلة والتعليقات.

شاهد الفيديو: أرشفة البريد (أغسطس 2022).

Pin
Send
Share
Send
Send